Sabemos que a área comercial é a mais importante para o crescimento de qualquer empresa, porém, só vender e não administrar, pode fazer com que sua escola fique girando em círculos, sem crescer e sem levar você aos seus objetivos.
Pensando nisso, resolvi escrever este artigo bem passo a passo com dicas simples, mas muito eficientes sobre a administração das nossas escolas, sem muitas teorias, mas com ações realmente práticas para você aplicar no seu dia a dia.
O administrativo precisa caminhar lado a lado com o comercial, senão o barquinho fica a deriva. :-)
Vamos direto ao ponto, 10 dicas práticas para você melhorar seus processos administrativos:
1) Organize seus arquivos:
Em várias escolas e outras empresas que já passei, um dos "pontos cegos" é sempre o arquivo, se você pedir um contrato ou uma nota fiscal de 2 ou 3 anos atrás, está feita a bagunça...
Mexer com arquivos é uma atividade um pouco chata, mas poupa tempo e dor de cabeça no futuro, para ter um arquivo organizado, não há necessidade de complicar:
Tenha uma caixinha de arquivos para cada item importante, separada por ano e dentro da caixa, separada por pastas em meses, dentro da pasta, vai colocando em ordem por dia.
Mapa mental resumido do processo de arquivamento:
2) Custódia de cheques (ou duplicatas) em urgências
Quando precisar dar aquele UP no caixa, uma das opções é você fazer custódia de cheques ou duplicatas, esse serviço é oferecido por todos os bancos e consiste em adiantar o valor dos cheques pré datados ou das duplicatas a receber (precisa ter duplicatas assinadas de cada parcela)
Lembrando que isso é somente em caso de necessidade, afinal, você precisará pagar juros (em média 3% am), o que nem sempre é um bom negócio, isso nos leva a próxima dica...
3) Evite o pagamento de juros
Falando em juros, quando você faz custódia de cheques ou duplicatas, você está pagando juros, quando você cai no cheque especial (limite da conta), você paga (muitos) juros, quando você não liquida toda a fatura do seu cartão, você paga (muiiiito) juros, juros é um custo que é possível evitar, desde que você gerencie bem o seu dinheiro.
Se realmente não há como evitar o juro, procure os empréstimos com menor juro possível (BNDES por exemplo) e tente liquidar os "mini empréstimos", ficando apenas com um único, de juro baixo.
Só para constar, o Brasil tem o maior juro de cartão e cheque especial do planeta, portanto, não é muito interessante você cair nesses dois empréstimos.
Cartão é uma excelente alternativa de compras, desde que você sempre liquide a sua fatura integral de cada mês, se não liquidar a fatura inteira, pagará o juro médio é de 13% ao mês.
Cheque é uma excelente alternativa para flexibilizar alguns pagamentos, desde que você não cai no limite do cheque especial, o juro médio é de 11% ao mês.
4) Separe sua escola por "Centro de Custos"
Separar a escola por centro de custos não é tão difícil quanto parece, deixe um pouco de lado toda a teoria da administração e faça isso se uma forma prática e do seu jeito.
Separe da forma que fica viável para sua realidade financeira, o importante é você saber que cada área está se mantendo, um exemplo prático que sempre usei:
Tenho sempre um curso para pagar cada despesa da escola e não misturo as coisas, por exemplo: meus custos fixos com água, luz, telefone e Internet são pagos todos os meses com um curso extra**, não pago estas contas com o "dia a dia" da escola. É meta!
** Cursos extras são os cursos em áreas industriais ou serviços que procuro lançar a cada um mês ou dois meses, assim, tiro as despesas fixas desse curso, sem precisar mexer no caixa diário da escola.
5) Guarde 10% do que você ganha:
Sei, sei, agora você está pensando algo como: nada a ver, esse cara é louco, não sabe o que diz, não sabe das minhas contas, etc... :-)
Ok, agora esquece todas as possíveis desculpas e comece guardando um pouco, 5%, no começo, não espere para guardar tudo junto, vai guardando um pouquinho por dia, de forma que no final do mês, tenha acumulado 5%, você verá que em pouco tempo isso se tornará um forte hábito.
Para elucidar melhor sobre isso, recomendo que você leia o livro: "O homem mais rico da Babilônia", ele explica bem a importância dos 10%.
Dica extra: se você tem filhos, ensino-os desde cedo a poupar um pouco de dinheiro no porquinho, isso fará uma enorme diferença na educação financeira do seu filho no futuro.
6) Liberte-se das sobras, elas estressam:
É fato mais do que comprovado que excessos nos causam estress, livre-se de todos esses hoje mesmo.
Sabe aquelas peças velhas de computador, apostilas velhas, cabos velhos, mesas e cadeiras velhas que você está guardando aí há muito tempo na esperança de que "amanhã" vai precisar?
Pois é, você não vai precisar e se isso acontecer, você vai querer um novo e não vai usar o velho (geralmente nem vai achar na hora que precisar e vai acabar comprando um novo)
Pois é, você não vai precisar e se isso acontecer, você vai querer um novo e não vai usar o velho (geralmente nem vai achar na hora que precisar e vai acabar comprando um novo)
Isso também vale para nossa casa, sempre temos roupas que não usamos mais, restos de construção, móveis e utensílios de cozinha que não usamos, mas que deixamos ali no canto...
Elimine as sobras e elimine junto o sentimento de escassez que insiste em nos perseguir no dia a dia, o alívio que isso nos causa, nos ajuda a melhorar em todos os sentidos (pessoal e profissional).
7) Tenha um sistema gerencial (ou abuse do Excel):
É importante que você entenda que se algo não está organizado na sua vida, isso vai causar pressão e ansiedade na sua mente e quando isso acontece, sua tomada de decisão e foco são muito prejudicados. Isso é um fato já comprovado pela neurociência há anos.
Ainda é muito comum empresas que não usam um sistema gerencial, isso prejudica o empreendedor de todos os lados, principalmente com a sensação e ansiedade que a falta de controle e organização causa na mente.
Existem vários sistemas gerenciais excelentes, inclusive gratuitos como é o caso do Hábil (www.habil.combr), caso você ainda não utilize um gerenciador na sua escola, ele pode ser uma boa solução para começar.
Além disso, é claro, use e abuse de planilhas em Excel, esse gerenciamento ajuda você ficar mais em paz e a tomar decisões mais assertivas :-)
8) Já criou seu "planilhão"?
Falando em organização, o maior ativo que sua escola possui precisa estar sempre organizado e atualizado, se você ainda não tem um bom sistema de gerenciamento de dados, tenha o "planilhão", nele você reúne todos os dados dos seus alunos, ex alunos, familiares, indicações, leads coletados na Internet, prospectos colhidos em pesquisas, intenções no dia a dia da sua escola, etc...
Organizando tudo em uma única planilha ou gerenciador, você consegue facilmente atualizar os status dos leads a cada nova campanha, por exemplo:
Você tem um cadastro e resolve fazer um telemarketing para promover a campanha do Tablet no final de ano, então, você pega seu "planilhão" e começa ligar para cada cadastro que há ali, na última coluna dessa planilha, você faz uma observação.
Assim, você vai filtrando números que não existem, que foram trocados, que não atendem, etc.
Simples e muito funcional, no e-book tem mais detalhes sobre o planilhão. :-)
9) Organize sua escola com Mapas Mentais:
Esta é uma dica de ouro é: crie o hábito de usar no seu dia a dia pessoal, e profissional os mapas mentais, você não imagina o tamanho da mudança que isso causa na sua vida.
Nosso cérebro tende a nos causar ansiedade quando temos a sensação de não saber exatamente o que fazer e quando fazer, quando usamos os Mapas Mentais, organizamos as informações conforme o nosso cérebro interpreta, isso é comprovado por diversos estudos e com isso, a ansiedade é reduzida.
Por exemplo: crie mapas mentais da organização administrativa da sua escola, das funções dos seus colaboradores, das campanhas que você está fazendo, dos treinamentos que você ministra para sua equipe, tudo se encaixa de forma organizada em mapas mentais.
Dica: Crie Mapas Mentais usando o aplicativo XMind (xmind.net) e check lists usando o bom e velho Excel. :-)
10) Organize-se seu dia a dia com Check Lists:
Sim, parece "teórico" fazer isso para um empresário, mas acredite, a grande maioria não utiliza esse recurso simples, porém, poderoso de organização diária.
Quando criamos check lists de toda as nossas atividades diárias, a ansiedade diminui ainda mais e e nossa produtividade aumenta.
Crie check lists do que cada funcionário tem que fazer no dia, como: convidar 20 amigos para curtir a página da escola, fazer 10 contatos in box no Facebook falando sobre a promoção da semana, arrumar tal coisa, fazer backup de tal e tal pasta do servidor, etc...
A sua função como administrador será cobrar para que esses check lists sejam executados corretamente e diariamente.
Quando você coloca essas dicas simples e práticas na sua escola, sua organização melhora, sua ansiedade é reduzida e você sente mais confiança e tranquilidade para tomar as melhores decisões para o seu negócio.
11) Tenha suporte personalizado para melhorar a cada dia. :-)
Sozinho é possível fazer tudo, mas quando se tem um apoio personalizado, os resultados são sempre muito melhores e mais fáceis de serem alcançados.
Os assinantes do Método 3R tem acesso ao suporte diário de especialistas, tanto para a área administrativa, quanto comercial e pedagógica.
Além das ferramentas de marketing que auxiliam o dono de escola no dia a dia para que ele tenha sempre com quem contar e atinja os melhores resultados.
Pra que sofrer se por apenas 99,00 mensais você tem tudo isso e muito mais? :-)
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Então é isso, espero que você tenha gostado dessas dicas e que possa aplicá-las no dia a dia da sua escola para melhorá-la cada vez mais.
Forte abraço e muito sucesso!
Elias Fernando
Autor do Blog
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ola elias gostarai de indicaçõe sde sistema de gestão escolar você conhece algum que possa ser linkado com o celular?
ResponderExcluirOlá amigo... acredito que o sistema Wpensar.com.br pode atender essa necessidade. Abraços. :-)
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