Processos Passo a Passo Para Sua Escola Se Tornar Mais Lucrativa e Sustentável

Hoje vamos falar de algo que é considerado a base para o sucesso de qualquer empresa: criação e execução de processos.


Este talvez seja o artigo mais importante do Blog Fazendo Certo.

No final do artigo você terá o link para baixar o checklist completo para adaptar os processos para aplicação imediata na sua escola.

Se você visitar uma grande empresa, perceberá que por maior e mais complexa que ela seja, parece que tudo flui naturalmente, o segredo delas é o tal "processo".

Tudo o que acontece ali, desde a compra, produção, venda, gerenciamento, etc, para tudo existe um procedimento a ser seguido e todos sabem exatamente como fazer.

Quando você cria processos organizados e fiscaliza para que eles sejam executados "religiosamente", sua empresa passa a funcionar de forma organizada e quase no "automático".

Todos os colaboradores sabem o que precisa ser feito, tem suas funções e metas bem definidas e cabe ao gestor a fiscalização e orientação para que tudo funcione como está no papel.

Recentemente participamos de um encontro de donos de escola em Guarulhos - SP e "criação de processos" foi um dos temas mais falados por grandes empreendedores do nosso ramo.

Aquelas escolas que tem sucesso, trabalham forte em seus processos internos, diariamente fiscalizando a operação e melhorando sempre, esse é o grande segredo.

A questão agora é: "como criar bons processos?" Então...

Vamos criar os processos na prática:

Em geral, cada área de uma empresa tem uma pessoa responsável, claro, isso vai variar muito conforme a sua estrutura, portanto, aqui vamos trabalhar um formato de processo que qualquer escola pode aplicar.

Vamos partir do princípio que você tenha uma pessoa responsável por cada um dos três principais setores da sua escola.

Sim, basicamente a sua escola tem 3 setores:

1) Comercial

2) Administrativo

3) Pedagógico.

Seguindo nessa linha, temos 3 processos base:

1) Captar alunos (comercial)

2) Reter alunos (pedagógico)

3) Gerar lucratividade (administrativo)

Aqui já começamos uma questão muito importante: se hoje por questão de economia, você não tem uma pessoa cuidado exclusivamente do seu comercial, você já está cometendo um erro.

Uma escola precisa ter uma pessoa 100% focada no comercial, caso contrário, você vai acumular essa função para as atendentes, ou mesmo para você e falhas irão acontecer.

Mesmo para uma escola pequena, eu considero esta uma estrutura mínima para que o trabalho seja bem feito:

- Dois instrutores  (um também será coordenador do pedagógico)

- Dois atendentes  (uma também deverá vender na ausência do vendedor)

- Um vendedor (também fará entrega do certificado, cancelamentos)

- Um gestor (deve evitar questões técnicas e focar no estratégico)

Claro, se for preciso, um atendente e um instrutor, podem trabalhar apenas meio período.

O gestor pode ser o proprietário da escola, caso este não tenha outra pessoa para a função administrativa e gerencial.

Aqui é apenas um exemplo, obviamente que conforme o tamanho da sua escola, você vai precisar de uma estrutura maior e mais colaboradores.

Abaixo vou listar exemplos dos processos diários, semanais e mensais para cada setor.

Caberá a você, gestor da escola, fiscalizar, orientar e demonstrar como executar os processos.

Gostei de uma frase do meu amigo Alexandre Loudrade: "Você tem que delegar e não delargar", lembre-se disso sempre, não basta criar os processos, é preciso colocá-los em prática. :)

Resumindo os processos:

Abaixo você vai ver partes de um checklist de ações e processos para o gerenciamento completo da sua escola, no final, tem o link para você baixar o arquivo completo.

Esse é o modelo que eu uso na minha escola e o William Paganelli usa na escola dele, claro, com as devidas adaptações para cada porte de escola.

Funciona, é garantido!!!

Se você apresentar o checklist e treinar a sua equipe para a aplicação correta e depois fiscalizar diariamente até que vire hábito, sua escola nunca mais será a mesma. :)

-------------------------------------------------------------------------------------

 Acima você pode perceber os principais modelos de processos para o gerenciamento de uma escola, obviamente que cada escola tem suas particularidades e isso não é nenhum problema.

Você pode fazer alterações necessárias para o bom andamento do seu trabalho, mas reforçando: é fundamental que você treine sua equipe e fiscalize a execução.

Baixe o Checklist completo:

Faça o download do arquivo em formato de Excel e faça as devidas alterações para sua escola.

Espero que você tenha gostado deste artigo, como falei lá no começo, ele é um dos mais importantes artigos para a melhoria imediata e contínua da sua escola.

Grande abraço e sucesso.

Elias Fernando

Autor do Blog Fazendo Certo e do Co Autor do Método 3R.

 

PS: Conheça o Método 3R e tenha em mãos todas as estratégias e ferramentas que a sua escola precisa para crescer.